Co do zasady pracownik wykonujący czynności służbowe poza siedzibą zakładu pracy ma prawo domagać się zapłaty za podróż służbową.

Zgodnie z art. 77[5] kc: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone u danego pracodawcy w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę. Jeśli takich regulacji nie ma - wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Nie każda jednak „podróż” warunkuje zwrot kosztów. Aby daną podróż zakwalifikować jako podróż służbową należy przede wszystkim wskazać na siedzibą pracodawcy oraz stałe miejsce wykonywania pracy. Miejsce świadczenia pracy stanowi jeden z istotnych składników umowy o pracę i nie musi być tożsamy z siedzibą pracodawcy. Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar dostatecznie wyodrębniony, w którym ma być świadczona praca. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony miejscu pracy nie rodzi obowiązku płacenia takiemu pracownikowi diet ani świadczeń rozłąkowych – takie stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 kwietnia 1985r. (I PR 19/85).

Jeśli w ramach danego stosunku pracy pracownik wykonuje pracę w kilku miejscach – to należy wskazać, że wykonuje on swoje obowiązki w ramach łączących strony stosunku pracy. Przepis art. 29 § 1 kp nie wymaga bowiem, aby strony ustaliły jedno stałe miejsce świadczenia pracy.

Podróż służbowa zaś ma miejsce tylko wówczas gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje określone zadanie poza stałym miejscem wykonywania pracy. Natomiast wykonywanie stale pracy w kilku z góry określonych miejscach należy traktować jako wykonywanie pracy w miejscu pracy określonym zmiennie. W takim wypadku nie przysługuje zwrot kosztów podróży.